Podstawą jest określenie celu takiej imprezy i rozpoznanie potrzeb, jakie dana firma wysuwa wobec swoich pracowników.
Należy ustalić, co chcemy osiągną i do kogo chcemy trafić, następnie trzeba ocenić możliwości realizacji tych celów i całego planu imprezy. Plan powinien dotyczyć całego scenariusza, uwzględnić takie kwestie, jak zorganizowanie miejsca, część merytoryczną i program artystyczny spotkania, a także oprawę muzyczną, plastyczną i świetlną.
Należy pomyśleć o dobrym nagłośnieniu, odpowiednim personelu, zapleczu technicznym i logistycznym. Stworzenie imprezy, którą pracownicy i klienci danej firmy będą wspominać przez lata to ciężkie zadanie zwłaszcza, że dobrze jest trafić w każde gusta i zadowolić wszystkich uczestników.